Virtun opas opetusmateriaaliin ja liitetiedostoihin

Tämän dokumentin tarkoituksena on tarjota yksinkertaiset ohjeet, joilla erilaisten dokumenttien laatijat voivat helpottaa kyseisten dokumenttien lukijoiden elämää. Erityisesti se on suunnattu luennoilla käytettäviä ja myöhemmin verkkoon jaettavaksi tarkoitettuja kalvomateriaaleja sekä sähköpostin liitetiedostoja varten, mutta sitä voi ja tulisi soveltaa myös muunlaisiin dokumentteihin.

Älä käytä animaatioita, ellet todella tarvitse niitä

Käytä luentomateriaalissasi animaatiota vain silloin, kun se on todella välttämätöntä asian ymmärtämisen kannalta. Älä koskaan käytä sitä pelkkänä viihdykkeenä, sillä silloin se vain sotkee esitystä ja harhauttaa yleisön huomion olennaisesta.

Mikäli käytät animaatioita, pyri pitämään ne hienovaraisina, ja käytä niitä korostamaan vain muutamia tarkkaan harkittuja erityisen mielenkiinnon kohteita. Rakenna tällöinkin esityksesi siten, että se on mahdollisimman selkeästi ymmärrettävä myös ilman animaatiota.

Hillityt siirtymät kalvojen välillä voivat ohjata yleisöä. Esimerkiksi yksinkertainen häivytys kahden samankaltaisen kalvon välillä voi auttaa katsojaa ymmärtämään, että saman aiheen käsittely jatkuu, ja voimakkaampi siirtymä, esimerkiksi häivytys mustan kautta, voi merkitä aiheen vaihtumista. Pitäydy korkeintaan muutamassa hienovaraisessa siirtymässä. Älä koskaan käytä PowerPointin satunnaisia siirtymiä.

Yksinkertaista tekstin muotoilu

Ellet ole suunnittelemassa esitystä taideteokseksi, käytä erilaisia tyylejä mahdollisimman vähän ja harkiten. Erilaisista kirjasimista tavallisen pääteviivallisen, pääteviivattoman ja tasavälisen kirjasinleikkauksen tulisi olla riittävä valikoima. Älä käytä eksoottisia kirjasimia, vaikka ne ensisilmäyksellä näyttäisivät kuinka hauskoilta tahansa. Hillitympi kirjasin on helpompi lukea ja silmälle ystävällisempi.

Käytä erilaisia muotoilukeinoja tekstissäsi säästeliäästi. Tekstin vahventaminen ja kursivointi ovat yleensä riittäviä tehokeinoja. Otsikoissa voit tarpeen mukaan käyttää suurempaa kirjasinkokoa, mutta käytä myös kokoja harkiten. Yleensä kaksi tai korkeintaan kolme eri kokoa yhdessä dokumentissa on riittävä määrä.

Älä käytä kuvia, ellet niitä tarvitse

Mikäli pelkkä teksti riittää asiasi ilmaisemiseen, älä sekoita sitä tarpeettomilla kuvilla. Turhat koristekuvat pelkästään sekoittavat esitystäsi ja voivat vaikeuttaa sen katselua etenkin vanhemmilla tietokoneilla.

Älä levitä PowerPoint-dokumenttina sitä, minkä voisit levittää PDF:änä

Kaikilla ei ole uusimpia Microsoftin ohjelmistoversioita. Joillakin käyttäjillä ei ole tarvetta, halua tai mahdollisuuttakaan niitä hankkia. Tämän vuoksi PDF on oikea valinta sellaisen dokumentin levitystavaksi, joka todella tarvitsee sekä tekstiä että kuvaa. Adoben PDF-lukuohjelman saa ilmaiseksi lähes kaikille mahdollisille käyttöjärjestelmille, joita tietokoneissa tällä hetkellä käytetään.

Älä levitä SANA-dokumenttina sitä, minkä voit levittää RTF:änä.

Älä käytä tiettyyn ohjelmistoon sidottua dokumenttiformaattia. Kaikilla käyttäjillä ei ole välttämättä samaa ohjelmistoa käytössään, varsinkaan sen viimeisintä versiota. Suurin osa ohjelmistoista kuitenkin tunnistaa RTF-formaatin ja osaa sitä lukea. Lisäksi RTF on puhtaasti tekstimuotoinen tallennustapa, joten tekstisi sisältö voidaan nähdä jopa silloin, kun ohjelmisto ei osaa RTF:ää muuten käsitellä. Tosin tällöin kaikki muotoilutiedot muuttuvat kryptisiksi koodeiksi. Katso kohta 2.

Älä levitä liitetiedostona sitä, minkä voit sijoittaa suoraan sähköpostiisi

Mikäli et varsinaisesti tarvitse muotoiluja, vaan pelkkä teksti riittää, älä käytä liitetiedostoja. Sen sijaan sijoita tekstisi suoraan sähköpostiviestiisi. Tämä onnistuu yleensä helposti käyttämällä Kopioi ja Sijoita tai Liitä -komentoja tekstinkäsittelyohjelmasi ja sähköpostiohjelmasi välillä. Säästät lukijaltasi sekä aikaa että vaivaa.

Käytä sähköposteissasi puhdasta tekstiä ja yhteensopivaa merkistöä

Älä käytä HTML:ää sähköpostiviesteissäsi, vaikka käyttämäsi sähköpostiohjelma sitä tukisikin. Vastaanottajasi saattaa käyttää eri ohjelmaa. Lisäksi, jos suinkin mahdollista, käytä skandinaavisten merkkien esittämiseen ISO-8859-1 -koodausta, sillä se on yleisemmin tuettu kuin laitteistokohtaiset koodaukset.

Lyhenteiden merkitykset

PDF
RTF
SANA

Päivitetty viimeksi: 16.10.2009